RRHH en España: gestión digital de contratos laborales en PDF

El expediente laboral digital de cada trabajador en España debe incluir, como mínimo: el contrato de trabajo firmado, las modificaciones contractuales (prórrogas, cambios de categoría, movilidad geográfica), las nóminas de todos los períodos trabajados, los TC1 y TC2 de cotización a la Seguridad Social, el certificado de empresa emitido al finalizar la relación laboral, y el finiquito firmado. Adicionalmente, según la empresa y el perfil del trabajador, el expediente puede incluir: el CV y documentos de selección, los documentos de onboarding y formación en prevención de riesgos laborales, los registros de vacaciones y permisos, las evaluaciones de desempeño, y cualquier comunicación laboral relevante. Para cada uno de estos documentos, el PDF es el formato más adecuado para el archivo digital: preserva exactamente el formato del documento original, es universalmente legible, puede protegerse con contraseña y puede fusionarse con otros documentos en expedientes unificados.

1. 1Digitaliza todos los contratos firmados escaneando a 300 DPI y aplica OCR para hacerlos buscables.
2. 2Crea una estructura de carpetas por trabajador: ID_Trabajador/Contrato, Nominas, Formacion, Incidencias.
3. 3Fusiona los documentos de onboarding en un expediente único por trabajador con Merge.
4. 4Protege el expediente con contraseña de 256 bits para que solo el personal autorizado de RRHH pueda acceder.
5. 5Mantén separado el expediente médico o de salud en una carpeta con nivel de acceso más restringido.

En España, los contratos de trabajo deben comunicarse al SEPE en el plazo de 10 días desde la firma. Esta comunicación se realiza telemáticamente a través de Contrat@, el sistema de gestión de contratos del SEPE. Aunque la comunicación en sí se hace mediante el sistema informático, los contratos deben estar disponibles en PDF para presentarlos en inspecciones de trabajo o ante el propio SEPE si lo requiere. Los contratos firmados deben escanearse o generarse directamente en PDF de alta calidad, con la firma del trabajador y del representante de la empresa claramente visibles. El SEPE también requiere determinados modelos de contrato normalizados, que pueden descargarse en PDF desde la web del SEPE y rellenarse con los datos específicos. Para los contratos formativos, en prácticas o de formación y aprendizaje, los requisitos de documentación son más exigentes y pueden incluir el plan formativo en PDF. Mantener un sistema de seguimiento de los contratos comunicados al SEPE, con el número de comunicación y la fecha, facilita enormemente la respuesta ante inspecciones o consultas del organismo.

1. 1Prepara el contrato en el modelo normalizado del SEPE o en el modelo de empresa conforme al convenio colectivo.
2. 2Convierte el contrato firmado a PDF, asegurando que las firmas sean claramente visibles.
3. 3Comunica el contrato al SEPE a través de Contrat@ en el plazo de 10 días.
4. 4Archiva el número de comunicación del SEPE junto con el PDF del contrato en el expediente del trabajador.

Los expedientes laborales contienen datos personales especialmente sensibles: además de los datos de identidad básicos, pueden incluir información sobre la situación familiar y económica del trabajador (para retenciones de IRPF y embargo de salarios), datos de salud (bajas médicas, certificados de discapacidad), datos sindicales (cuotas descontadas en nómina), y datos penales en los casos donde se requiere certificado de antecedentes. El RGPD clasifica los datos sindicales y de salud como categorías especiales que requieren medidas de protección reforzadas. Para los PDFs del expediente laboral que contienen estos datos, las medidas de protección mínimas incluyen: cifrado con contraseña de 256 bits, control de acceso que limita quién puede ver el expediente completo versus quién solo ve determinadas partes, y copias de seguridad cifradas. Cuando un trabajador causa baja definitiva, los datos de su expediente laboral no pueden eliminarse inmediatamente: deben conservarse durante los plazos legales y después destruirse de forma segura. La herramienta Protect de LazyPDF implementa el cifrado necesario de forma rápida, sin necesidad de software especializado.

1. 1Clasifica los documentos del expediente laboral por nivel de sensibilidad del dato.
2. 2Aplica cifrado de 256 bits a todos los expedientes con contraseñas únicas por trabajador.
3. 3Revisa el Registro de Actividades de Tratamiento y actualiza el tratamiento 'gestión de RRHH'.
4. 4Implementa un procedimiento de destrucción segura de PDFs al vencer los plazos de conservación.

La nómina mensual de cada trabajador en España puede distribuirse en formato electrónico si el trabajador ha consentido recibir la nómina digital en lugar de en papel. El Real Decreto-Ley establece que el consentimiento del trabajador es necesario para la nómina electrónica, y este consentimiento debe constar en el expediente. Una vez obtenido el consentimiento, el flujo de trabajo habitual es: generar la nómina en el software de RRHH, exportarla en PDF para cada trabajador, y enviarla por correo electrónico protegida o a través de un portal del empleado. La protección de los PDFs de nómina con contraseña antes del envío por email es una medida de seguridad y de cumplimiento RGPD altamente recomendable. La contraseña puede ser el DNI del trabajador o una contraseña personalizada que se comunique al empleado. Archivar las nóminas en PDF en el expediente digital del trabajador, junto con el acuse de recibo o la confirmación de envío, es la práctica correcta para poder demostrar ante una inspección o en una demanda laboral que las nóminas fueron entregadas en plazo y en el importe correcto.