スキャンPDFをメール送信できるサイズに圧縮する方法

メールで添付できるファイルサイズには、サービスごとに異なる制限があります。送信前に確認しておくことが重要です。 Gmailは添付ファイル1件あたり最大25MBです。Googleドライブとの連携機能を使えば大容量ファイルも送れますが、受信者がGoogleアカウントを持っている必要があります。Outlookは添付ファイルの合計で最大20MBです。Office 365を使っている場合は150MBまで拡大されることがありますが、受信側の制限も考慮が必要です。 Yahoo!メールは1通につき最大25MBです。au/ezweb、docomo、SoftBankなどのキャリアメールは10〜20MB程度の制限があることが多く、スキャンPDFを送る際には特に注意が必要です。 安全のために、メール添付するファイルは10MB以下を目標にすることをお勧めします。これにより、送信側と受信側両方の制限を余裕でクリアできます。スキャンPDFが10MBを超えている場合は、LazyPDFで圧縮してから送信しましょう。 法的書類や重要な契約書を送る際は、圧縮によって内容が損なわれていないか確認してから送信することも大切です。

以下の手順でスキャンPDFを圧縮し、メール送信できるサイズにします。

1. 1ブラウザで lazy-pdf.com/compress を開きます。スマホからでもパソコンからでもアクセス可能です。アカウント作成やログインは一切不要です。
2. 2「ファイルを選択」ボタンをクリック（またはタップ）して、圧縮したいスキャンPDFを選びます。複合機でスキャンして保存したPDFや、スマホアプリで作成したPDFをアップロードします。
3. 3アップロードが完了すると、自動的に圧縮処理が開始されます。元のファイルサイズと圧縮後のサイズが表示されます。一般的なスキャンPDFでは60〜80%の削減が期待できます。
4. 4「ダウンロード」ボタンをクリックして圧縮済みPDFを保存します。その後、通常通りメールの添付ファイルとして使用できます。

オフィスや自宅にある複合機（コピー機）でスキャンする場合、スキャン前に設定を調整することで最初からファイルサイズを小さくできます。 解像度の設定が最も重要です。多くの複合機のデフォルトは300DPIに設定されています。メール送信用であれば150DPIで十分な品質が得られます。300DPIに比べてファイルサイズは約4分の1になります。 カラー設定も確認してください。カラー書類でなければ「グレースケール」または「白黒」を選択します。白黒書類をカラーでスキャンすると3〜5倍のサイズになります。 複合機のメーカー（富士フイルム、コニカミノルタ、シャープ、キヤノン、リコーなど）によって操作方法は異なりますが、「解像度」「カラーモード」「ファイル形式」の3つの設定を確認することが基本です。 PDF/Aやマルチページ圧縮のオプションがある複合機では、それを有効にするとファイルサイズをさらに削減できます。設定しても足りない場合は、LazyPDFで追加圧縮することをお勧めします。

スキャンPDFが圧縮後もメール制限を超える場合、または圧縮による品質劣化が受け入れられない場合は、以下の代替手段を検討してください。 クラウドストレージリンクの共有は最も便利な代替手段です。GoogleドライブやDropboxにアップロードし、共有リンクをメールで送る方法です。ファイルサイズの制限がなく、受信者はブラウザで直接閲覧できます。特に大容量のスキャン書類や図面の共有に適しています。 Google DriveをGmailと連携させる方法もあります。Gmailで新規メール作成時に「ドライブファイルを挿入」アイコンをクリックすると、Googleドライブのファイルをリンクとして添付できます。受信者がGmailユーザーでなくても、リンクを開いてダウンロードできます。 受信者が特定の会社のシステム（kintone、楽楽精算など）を使っている場合は、そのシステム経由でファイルを共有する方が確実です。 FAXの代替としてクラウドFAXを使う方法もあります。インターネットFAXサービスを使えば、PDFをFAX形式で送信できます。ただし、サービスによっては有料です。