GoBD-konformes Rechnungsarchiv als PDF für Buchhalter

Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) stellen an digitale Buchführungsunterlagen neun Kernprinzipien: Richtigkeit, Vollständigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Zugriffsschutz, Lesbarkeit und Reproduzierbarkeit. Für ein PDF-Rechnungsarchiv sind besonders drei davon entscheidend. Erstens: Unveränderbarkeit. Ein einmal archiviertes Rechnungs-PDF darf nicht nachträglich verändert werden. Wenn Korrekturen notwendig sind, müssen diese über Stornierungen und neue Belege abgebildet werden – nicht durch Überschreiben des Originals. Zweitens: Zeitgerechtheit. Belege müssen zeitnah archiviert werden – für Buchführungsbelege gilt eine Frist von wenigen Tagen nach Eingang. Drittens: Vollständigkeit. Kein Beleg darf fehlen; Lücken im Archiv können im Rahmen einer Betriebsprüfung zur Schätzung führen.

1. 1Legen Sie eine einheitliche Ordnerstruktur fest: Jahr → Monat → Eingangsrechnungen/Ausgangsrechnungen.
2. 2Benennen Sie Rechnungs-PDFs einheitlich: JJJJ-MM-TT_Lieferant_Rechnungsnummer.pdf.
3. 3Komprimieren Sie empfangene PDF-Rechnungen auf unter 1 MB pro Datei mit LazyPDF.
4. 4Schützen Sie archivierte Dateien gegen Änderungen mit einem Bearbeitungspasswort.
5. 5Archivieren Sie Belege binnen 48 Stunden nach Eingang – nie später.
6. 6Führen Sie ein digitales Belegbuch (Index), das alle archivierten Dateien mit Rechnungsnummer und Datum verknüpft.

Viele Lieferanten senden Rechnungen noch auf Papier. Diese müssen für die GoBD-konforme Archivierung digitalisiert werden. Beim Scannen sind folgende Anforderungen zu beachten: Die Auflösung muss mindestens 300 dpi betragen, damit alle Zahlen und Textinhalte zweifelsfrei lesbar sind. Farbige Dokumente müssen farbig gescannt werden, wenn die Farbe inhaltlich relevant ist (z. B. Sicherheitsmerkmale, farbige Grafiken). Nach dem Scannen muss das Papieroriginal vernichtet werden, wenn der Scanprozess ordnungsgemäß nach der GoBD-Verfahrensdokumentation durchgeführt wurde (ersetzendes Scannen). Ohne eine dokumentierte und geprüfte Verfahrensdokumentation muss das Papier parallel aufbewahrt werden. Das gescannte PDF wird dann über LazyPDF optimiert: OCR-Verarbeitung für Durchsuchbarkeit, Komprimierung für Speichereffizienz, und anschließend in das Archiv überführt. Achten Sie darauf, dass das PDF nach der Archivierung unveränderbar ist – wenden Sie den Änderungsschutz unmittelbar nach der Archivierung an.

Elektronische Rechnungen (per E-Mail als PDF, per EDI oder über ZUGFeRD) sind für die GoBD besonders klar geregelt: Sie müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Das bedeutet: Wenn eine Rechnung als PDF per E-Mail eingeht, muss die PDF-Datei als solche archiviert werden – es reicht nicht, sie auszudrucken und den Ausdruck zu scannen. Für ZUGFeRD-Rechnungen gilt zusätzlich, dass die eingebetteten XML-Daten Bestandteil des Belegs sind. Das PDF darf daher nicht auf eine Weise bearbeitet werden, die die XML-Daten entfernt. Bearbeitungspasswörter ohne inhaltliche Änderungen sind jedoch zulässig. E-Mail-Archive, in denen Rechnungen als Anhänge eingegangen sind, müssen ebenfalls nach GoBD aufbewahrt werden. Praktischer ist es jedoch, die PDF-Anhänge unmittelbar nach Eingang aus der E-Mail zu extrahieren und in das zentrale PDF-Rechnungsarchiv zu überführen. So haben Sie alle Belege an einem Ort und müssen nicht im E-Mail-Archiv suchen.

Bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt kann der Prüfer Zugriff auf alle elektronisch geführten Buchführungsunterlagen verlangen – einschließlich des digitalen Rechnungsarchivs. Das Recht auf Datenzugriff ist in § 147 Abs. 6 AO geregelt und umfasst drei Formen: unmittelbaren Datenzugriff auf Ihrem System, mittelbaren Datenzugriff (Prüfer bedient System) und Datenüberlassung als IDEA-kompatible Exportdatei. Ein GoBD-konformes PDF-Archiv muss für diese drei Zugriffsformen geeignet sein. Das bedeutet praktisch: Alle PDFs müssen mit einem Standardprogramm öffenbar sein, die Archivstruktur muss logisch nachvollziehbar sein, und es muss möglich sein, gefilterte Exporte nach Zeitraum, Lieferant oder Rechnungsnummer zu erstellen. Für die Betriebsprüfung empfiehlt es sich, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die beschreibt, wie Belege in Ihrem Unternehmen erfasst, digitalisiert und archiviert werden. Diese Dokumentation ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, schafft aber erhebliche Rechtssicherheit.