Offene-Posten-Liste als PDF verwalten und archivieren

Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Sage, Lexware, SAP Business One oder Microsoft Dynamics bieten den Export der Offene-Posten-Liste als PDF standardmäßig an. Dabei sollten Sie auf folgende Einstellungen achten: Für die Debitorenliste empfiehlt sich eine Sortierung nach Fälligkeit, nicht nach Kundennummer – so sehen Sie sofort, welche Posten überfällig sind. Für die Kreditorenliste ist die Sortierung nach Zahlungsziel ideal, um Skontomöglichkeiten nicht zu verpassen. Das exportierte PDF enthält typischerweise alle offenen Rechnungen mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Ursprungsbetrag und noch offenem Betrag. Für die interne Kommunikation können Sie zusätzlich Mahnstufe und Tage-überfällig-Spalten einblenden. Prüfen Sie nach dem Export, ob alle Werte korrekt und vollständig dargestellt werden – Sonderzeichen in Firmennamen führen in manchen Programmen zu Darstellungsfehlern. Für die Weitergabe an die Geschäftsführung empfiehlt sich eine Zusammenfassung: Gesamtbetrag offener Forderungen, davon überfällig, davon in Mahnstufe 1/2/3. Diese Zusammenfassung kann als erste Seite dem OP-Bericht vorangestellt werden.

1. 1Exportieren Sie die Debitorenliste und Kreditorenliste als separate PDFs aus Ihrem Buchhaltungsprogramm.
2. 2Sortieren Sie die Debitorenliste nach Fälligkeit, die Kreditorenliste nach Zahlungsziel.
3. 3Fügen Sie eine Zusammenfassungsseite mit den wichtigsten Kennzahlen hinzu.
4. 4Führen Sie Debitoren- und Kreditorenliste bei Bedarf zu einem Gesamt-OP-Bericht zusammen.
5. 5Komprimieren Sie den Bericht auf unter 2 MB für einfachere E-Mail-Übermittlung.
6. 6Archivieren Sie den monatlichen OP-Bericht als GoBD-konformes Buchführungsdokument.

Das Mahnwesen ist die Verlängerung der Offene-Posten-Verwaltung. Wenn Rechnungen nach der Fälligkeit nicht bezahlt werden, müssen Mahnschreiben erstellt werden. In modernen Buchhaltungsprogrammen ist die Mahnläufe-Funktion direkt mit der OP-Liste verknüpft: Der Buchhalter wählt die überfälligen Posten aus, das Programm generiert die Mahnschreiben automatisch. Diese Mahnschreiben sollten als PDF exportiert und zusammen mit der OP-Liste archiviert werden. Eine vollständige Dokumentation des Mahnwesens ist nicht nur für die GoBD relevant, sondern auch für eventuelle gerichtliche Mahnverfahren: Im Streitfall muss nachgewiesen werden können, dass Mahnungen fristgerecht und formkorrekt versendet wurden. Für das außergerichtliche Mahnverfahren benötigen Sie drei Mahnstufen in festgelegten zeitlichen Abständen. Die Mahndokumente werden als PDF archiviert, mit Versanddatum und Versandart (Post, E-Mail, Fax) vermerkt. Wenn ein Inkassounternehmen oder ein Rechtsanwalt eingeschaltet wird, muss die vollständige Mahnhistorie als PDF-Dokumentation übergeben werden.

Zum Jahresabschluss spielt die OP-Liste eine wichtige Rolle für die Bewertung von Forderungen und Verbindlichkeiten. Nach § 253 HGB sind Forderungen mit ihrem Nennwert anzusetzen, es sei denn, es bestehen konkrete Zweifel an der Einbringlichkeit – dann müssen Einzelwertberichtigungen gebildet werden. Für die Einzelwertberichtigung benötigt der Buchhalter eine aktuelle OP-Liste mit allen überfälligen Forderungen und einer Einschätzung der Einbringlichkeit. Diese Einschätzung – z. B. Insolvenzverfahren anhängig, Debitor nicht mehr auffindbar, strittige Forderung – wird als Kommentar zur OP-Liste dokumentiert und zusammen mit der Liste im Jahresabschluss-Arbeitsmappe archiviert. Die stichtagsgenaue OP-Liste zum 31. Dezember ist ein Pflichtbestandteil der Arbeitsmappe zum Jahresabschluss. Aus ihr lassen sich auch die Zahlen für die Bilanzpositionen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ableiten. Dokumentieren Sie daher immer, auf welcher Basis die Bilanzkennzahlen ermittelt wurden.

Bei einer Betriebsprüfung können Außenprüfer des Finanzamts die OP-Listen verschiedener Stichtage anfordern, um die Plausibilität der Bilanzansätze zu überprüfen. Die Prüfer vergleichen die OP-Liste zum Bilanzstichtag mit späteren Eingängen und Zahlungen, um zu beurteilen, ob Forderungen zutreffend bewertet wurden. Für eine effiziente Betriebsprüfung sollten Sie die OP-Listen der letzten zehn Jahre griffbereit haben – als PDF-Archive mit klar bezeichneten Stichtagen. Die Prüfer haben nach § 147 Abs. 6 AO das Recht auf unmittelbaren Datenzugriff. Es ist daher wichtig, dass die archivierten PDFs mit einem Standardprogramm geöffnet werden können. Eine besonders häufige Prüfungsfrage betrifft uneinbringliche Forderungen: Wenn eine Forderung ausgebucht wurde, muss nachgewiesen werden können, dass sie tatsächlich uneinbringlich war. Die OP-Liste zeigt die Entwicklung der Forderung über die Zeit, Mahnhistorie und – falls vorhanden – Insolvenzmeldungen oder Vergleichsvereinbarungen ergänzen die Dokumentation.