Entlassungsbriefe und Arztbriefe DSGVO-konform als PDF: Klinik-Praxisleitfaden
Der Entlassungsbrief ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel zwischen Krankenhaus und weiterbehandelnden Ärzten. Er enthält die Diagnosen, Therapien, Laborwerte und Medikationspläne des stationären Aufenthalts – hochsensible Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Gleichzeitig muss der Entlassungsbrief schnell, zuverlässig und sicher übermittelt werden, damit die Weiterbehandlung nahtlos erfolgen kann. Die digitale Übermittlung von Arztbriefen und Entlassungsbriefen als PDF hat sich in deutschen Kliniken zunehmend als Standard etabliert. Die Telematikinfrastruktur (TI), das KIM-Kommunikationssystem (Kommunikation im Medizinwesen) und die zunehmende Digitalisierung des Gesundheitswesens ermöglichen einen sicheren PDF-Austausch zwischen Klinik und niedergelassenen Ärzten. Dieser Leitfaden zeigt Klinikärzten, Oberärzten und Klinik-Verwaltungen, wie Entlassungsbriefe und Arztbriefe DSGVO-konform als PDF erstellt, strukturiert und übermittelt werden. Besonderer Fokus liegt auf der praktischen Umsetzung ohne umfangreiche IT-Infrastruktur.
DSGVO-Anforderungen für Entlassungsbriefe: Was Kliniken wissen müssen
Entlassungsbriefe enthalten Gesundheitsdaten, die nach Art. 9 DSGVO besonders schützenswert sind. Für Kliniken als Verantwortliche nach DSGVO bedeutet das: Jede Übermittlung eines Entlassungsbriefs muss auf einer Rechtsgrundlage beruhen. Die Übermittlung an weiterbehandelnde Ärzte ist nach Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (medizinische Versorgung) zulässig – sie muss jedoch auf das notwendige Minimum beschränkt sein. Für die digitale Übermittlung als PDF gilt zusätzlich: Das Dokument muss so übermittelt werden, dass es nur der berechtigte Empfänger lesen kann. Eine unverschlüsselte E-Mail mit dem Entlassungsbrief als PDF-Anhang ist daher nicht DSGVO-konform. Sichere Alternativen sind: KIM (Kommunikation im Medizinwesen) über die Telematikinfrastruktur, das ePA-System (elektronische Patientenakte), oder ein passwortgeschütztes PDF mit separater Passwortübermittlung. Ebenfalls relevant: Das Klinik-Datenschutzkonzept muss die digitale Übermittlung von Entlassungsbriefen abdecken. Der Datenschutzbeauftragte der Klinik muss darüber informiert sein, und das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO muss diese Verarbeitungstätigkeit enthalten.
Professionelle Entlassungsbriefe als strukturiertes PDF erstellen
Ein vollständiger Entlassungsbrief besteht in der Praxis aus mehreren Teilen: dem eigentlichen Arztbrief (Anamnese, Befunde, Diagnosen, Procedere), den Laborbefunden als Anlage, dem Medikationsplan, ggf. Bildgebungs-Berichten (Radiologie, Pathologie), und der Pflegeüberleitung. Ideally wird der Arztbrief direkt im KIS (Krankenhausinformationssystem) als PDF exportiert. Laborberichte liegen ebenfalls digital als PDF vor. Wenn Teile noch als Papier vorliegen – z.B. handschriftliche Befundnotizen – werden sie eingescannt. Alle Teile werden dann mit LazyPDF Merge zu einem vollständigen Entlassungsbrief-PDF zusammengeführt. Für die externe Übermittlung wird dieses Gesamt-PDF mit LazyPDF Compress auf eine handhabbare Größe optimiert und mit LazyPDF Protect mit einem Passwort geschützt. Passwort und Datei werden über unterschiedliche sichere Kanäle übermittelt.
- 1Arztbrief, Laborbefunde und Anlagen aus dem KIS als PDF exportieren; Papier-Befunde einscannen und als PDF speichern
- 2Alle Teile in der Reihenfolge Arztbrief → Laborwerte → Medikationsplan → Bildgebungsberichte → Pflegeüberleitung mit LazyPDF Merge zusammenführen
- 3Mit LazyPDF Compress auf unter 5 MB optimieren (Klinikbriefe sollten schnell und problemlos übertragbar sein) und Qualität auf 'Hoch' setzen
- 4Mit LazyPDF Protect starken Passwortschutz aktivieren; Datei über KIM oder verschlüsselte E-Mail senden, Passwort separat (z.B. telefonisch) mitteilen
KIM-Kommunikation und TI-Anbindung für sichere PDF-Übermittlung
Das Kommunikationssystem KIM (früher KOM-LE) ermöglicht die sichere, Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übermittlung von Nachrichten und Dokumenten innerhalb der Telematikinfrastruktur. Für Kliniken ist KIM die bevorzugte Methode für die Übermittlung von Entlassungsbriefen an niedergelassene Ärzte, die ebenfalls an die TI angeschlossen sind. Per KIM übermittelte PDFs müssen keine zusätzliche Passwortschutz-Schicht haben, da die Übertragung selbst Ende-zu-Ende verschlüsselt ist. Allerdings empfiehlt sich trotzdem ein Bearbeitungsschutz, um versehentliche Änderungen zu verhindern. LazyPDF Protect hilft dabei, den Bearbeitungsschutz schnell zu setzen, ohne den Empfang zu sperren. Für Empfänger, die noch nicht an die TI angeschlossen sind (z.B. Pflegeheime, manche Physiotherapeuten), bleibt vorerst die verschlüsselte E-Mail mit passwortgeschütztem PDF die sicherste Alternative. Die vollständige TI-Anbindung aller Leistungserbringer im deutschen Gesundheitswesen ist für 2026/2027 geplant.
Archivierung von Entlassungsbriefen: Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept
Krankenhäuser sind nach den Krankenhausgesetzen der Länder verpflichtet, Behandlungsunterlagen für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für digitale Entlassungsbriefe als PDF. Bei Kindern beginnt die Frist erst mit der Volljährigkeit – also erst mit dem 18. Geburtstag. Für die Archivierung im Krankenhaus gelten die gleichen GoBD-ähnlichen Anforderungen wie in anderen Bereichen: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Ordnung und Nachvollziehbarkeit. Das Klinik-KIS ist in der Regel das primäre Archivierungssystem. PDFs sollten direkt im KIS oder in einem angebundenen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt werden. Für den Datenschutzbeauftragten der Klinik ist ein klares Löschkonzept unerlässlich: Wann werden Entlassungsbriefe nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht? Wer ist verantwortlich? Wie wird die Löschung dokumentiert? Diese Fragen müssen im Datenschutzkonzept und im Verarbeitungsverzeichnis der Klinik beantwortet sein.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich als Arzt den Entlassungsbrief per normaler E-Mail versenden?
Nein, eine unverschlüsselte E-Mail ist für die Übermittlung von Patientendaten nicht DSGVO-konform. Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO erfordern besondere Schutzmaßnahmen bei der Übertragung. Sichere Alternativen sind: KIM (Kommunikation im Medizinwesen) über die Telematikinfrastruktur, das ePA-System, oder ein passwortgeschütztes PDF, das per verschlüsselter E-Mail oder über ein sicheres Portal übermittelt wird, wobei das Passwort über einen anderen Kanal (z.B. telefonisch) mitgeteilt wird.
Können Patienten ihren Entlassungsbrief als PDF verlangen?
Ja. § 630g BGB gibt Patienten das Recht auf Einsicht in ihre Behandlungsunterlagen und auf eine Kopie auf eigene Kosten. Kliniken können eine Schutzgebühr für Kopien erheben (üblicherweise 0,50 Euro pro Seite). Digital als PDF bereitgestellte Entlassungsbriefe sind eine moderne und kostengünstige Form der Auskunftserteilung. Wichtig: Der Brief muss vollständig und ohne Schwärzungen herausgegeben werden – es sei denn, er enthält Informationen über Dritte, die der Patient nicht sehen sollte.
Wie lange muss ein Krankenhaus Entlassungsbriefe aufbewahren?
Die Mindest-Aufbewahrungsfrist für Krankenhausunterlagen beträgt nach den meisten Landeskrankenhausgesetzen zehn Jahre nach der letzten Behandlung. Bei Kindern und Jugendlichen beginnt die Frist erst mit dem Erreichen der Volljährigkeit (18. Geburtstag). Bei Verdacht auf strafrechtlich relevante Tatbestände oder bei laufenden Zivilklagen sollten Unterlagen länger aufbewahrt werden. Digitale PDFs müssen über diese gesamte Zeit lesbar, vollständig und unveränderbar sein.